Querido Cliente, gracias por considerarnos para sus actividades y ser parte de Shock BTL. 

 

A continuación se presentan los acuerdos e información que nos permitirán brindarles un mejor servicio y mejorar su experiencia con la agencia. 

 

Para mejor comprensión nos referiremos al contratador de los servicios como “cliente” y al gestionador de  servicios Shock BTL como “agencia”

 

índice de contenidos 

 

SECCIÓN A: Contingentes referentes al personal contratado en actividades. 

SECCIÓN B: Contingentes generales externos en actividades. 

SECCIÓN C: Indicaciones y detalles esenciales para que la actividad se desarrolle con éxito. 

 

Sección A: Contingentes referentes al personal contratado en actividades.  

 

Shock Btl está en constante búsqueda de personal calificado para poder representar a sus marcas. Sin embargo, hay que recordar que el recurso principal con el que trabaja la agencia es el HUMANO, y por ende es natural que ocurran inconvenientes o que ocurran ciertas contingencias como accidentes, enfermedades y otros imprevistos que se salen de nuestro control. 

 

Para todas las actividades agendadas Shock BTL  envía un protocolo al personal de cómo se debe proceder, y se monitorea desde el día anterior al personal para saber si comprendió toda la actividad y si es que asistirá a la actividad. El día de la actividad también se monitorea si es que ya está en camino, si ya está por llegar o si algo sucede. 

 

Sin embargo a pesar de este exhaustivo monitoreo, aun así ocurren imprevistos y percances que pueden afectar a la ejecución de la actividad planificada. Cuando estos percances ocurran, SHOCK BTL hará todo lo que esté en sus manos para solucionar la situación de la mejor manera,  siempre precautelando los recursos y bienestar del cliente. 

 

A continuación detallamos algunas de las situaciones y percances que pueden llegar a ocurrir en las actividades y los planes de acción que se toman al enfrentarse a las mismas. 

 

1. Retrasos del personal o proveedor : el personal puede demorarse en llegar hasta 10 minutos que regularmente se puede dar de gracia, en caso que se supere los 10 minutos, existen 2 alternativas que el cliente puede optar, todo va en función de la actividad. 

   1. Recuperación del tiempo en la misma actividad 

   2. Recuperación del tiempo otro día de la actividad (Aplica cuando la actividad dura varios días)

   3. Descuento en el valor por el tiempo en el que no llegó el personal. (esto si no funciona que el personal recupere ya que el evento finaliza a una hora fija o no es el horario propicio)

 

En caso que el personal llegue y por motivo ajeno o externo a la persona no pueda empezar a trabajar, no se aplicará la recuperación o el descuento detallado en el punto 1. Por ejemplo: la persona llega pero el evento no ha iniciado, el local está cerrado, no está la persona que le debe indicar algo indispensable, no le dejan ingresar al local, no están los materiales necesarios, entre otras situaciones similares. 

 

1. Inasistencia del personal o proveedor con previa notificación: 

   1. Esta situación se da cuando el personal notifica que no asistirá a la actividad de 24 a 8 horas antes del evento.

   2. Inmediatamente la agencia notificará al cliente esta situación.  

   3. Para solucionar,  la  agencia tratará de encontrar una persona o proveedor que cumpla con las mismas características, similar físico, el mismo pago, y un buen carisma y enviará las opciones disponibles al cliente para aprobación.

   4. En caso que ninguna de estas opciones sea aprobada por el cliente, se procederá a buscar un personal de mayor categoría con un mayor presupuesto y las opciones serán enviadas al cliente con el nuevo precio y el presupuesto general será ajustado. 

   5. En estos casos requerimos aprobación urgente del cliente. Si el cliente por alguna circunstancia no contesta su teléfono o whatsapp para aprobar las nuevas opciones, la agencia tendrá que tomar la decisión de escoger al nuevo personal o proveedor  para poder cubrir la plaza solicitada. En este caso no se podrá realizar descuentos. 

   6. En caso que no se encuentre al personal requerido o el mismo no sea aprobado por el cliente al tiempo debido se eliminará de la cotización general, (este rubro no será cobrado).  

 

1. Inasistencia de personal o proveedor a última hora con notificación

   1. Esta situación se da cuando el personal nos notifica que por fuerza mayor no podrá asistir al evento de 6 horas a 1 hora antes de la actividad. 

   2. En este caso nos enfrentamos a una situación de urgencia y el personal de la agencia hará todo lo posible para encontrar un reemplazo para el personal en el poco tiempo disponible. 

   3. En esta situación pedimos  COMPRENSIÓN porque es muy probable que se generen retrasos hasta lograr la coordinación del nuevo personal. (Leer punto 1 para posibles soluciones) 

   4. En este caso se enviarán al cliente las opciones disponibles de reemplazo y se tomarán las mismas acciones detalladas en el punto 2 (c,d,e,f). Tomar en cuenta que habrá mucha menos disponibilidad por la urgencia de la situación y es probable que tengamos que escoger el que se encuentre disponible en ese momento para cumplir con la actividad en ese momento. 

   5. Si es que la actividad tiene una duración de varias horas o días se seguirán buscando opciones hasta encontrar un perfil que sea aprobado por el cliente.  

 

1. Días festivos (Ejemplo. Navidad, Día del padre, día de la madre, fin de año, festividades de cada ciudad, feriados cómo carnaval, semana santa etc. )

   1. En días festivos de alta afluencia de tráfico y personas la agencia tomará precauciones especiales en cuanto a tiempos y movilidad del personal y proveedores contratados. 

   2. Sin embargo se debe considerar que muchas veces en estos días se puede incrementar la posibilidad que existan retrasos o cancelaciones por parte de los proveedores y personal, en estos casos se procederá con las soluciones detalladas en la Sección A punto 1,2,3 según la situación existente en cada momento. 

 

SECCIÓN B: Contingentes generales externos o ajenos a proveedores de la agencia  en actividades. 

 

En la ejecución de actividades hay varios factores que no están dentro de la competencia y responsabilidad de la agencia, y regularmente ocasionan malestares, contingentes e imprevistos. A continuación detallamos algunos de los casos más frecuentes y la manera de proceder: 

 

1. Clima

En caso de que previamente a la actividad esté lloviendo, es recomendable postergar o cancelar. La cancelación se debe realizar mínimo 2 horas antes del evento en ciudades grandes y 1 hora en ciudades pequeñas, debido a que la mayoría del personal le toma un tiempo mínimo de 45 minutos en movilizarse a los puntos de actividades. 

 

Si llueve al arrancar o durante la actividad hay varias consideraciones: 

 

1. En caso que el personal esté ya en el sitio para arrancar la actividad y no puedan iniciar por la lluvia, se debe reconocer al personal una parte del valor y los gastos de movilización.  Las personas pueden esperar en el sitio para ver si cambia el clima y retomar la actividad. En este caso se le debe reconocer económicamente al personal por lo menos una parte del valor acordado inicialmente. 

2. Para definir el precio a cancelar  se  procederá a negociar con el personal para tratar de reagendar o cancelar sus servicios tratando de generar el menor costo posible para el cliente,  pero se debe comprender que en muchas ocasiones este personal rechazó otras plazas de trabajo y es posible que se les deba pagar por el tiempo total de la actividad.  Sin embargo la agencia tratará de llegar al mejor acuerdo en beneficio de ambas partes. 

3. En caso que inicie la lluvia mientras están en la actividad, el cliente tiene varias opciones: 

   1. Suspender y recuperar: a las personas se les reconoce el tiempo que estuvieron trabajando y se les pide que se retiren de la actividad y se acuerda otro día a otro horario. Hay que reconocerles el transporte en caso que sea un lugar muy alejado o de difícil acceso. 

   2. Esperar: las personas que estén trabajando tendrán que refugiarse en un lugar cercano, y esperar a ver si pasa la lluvia, en este caso las horas de espera se cuentan como horas de trabajo, y se puede negociar su recuperación dependiendo de la situación y el contrato completo. 

 

En cuanto a implementaciones, hay que considerar que hay materiales que no se pueden exponer a la lluvia (pantallas, castillos pirotécnicos, equipos electrónicos, etc) por lo que siempre recomendamos tener previsto un espacio cerrado o techado. 

 

1. Cambios de fecha, horario o cancelaciones con previa notificación de al menos 72 horas. 

   1. Cuando se produzca una cancelación o cambio de fecha la agencia procederá a reagendar  la fecha con los proveedores contratados. Sin embargo si alguno de los proveedores ya incurrió en gastos de materiales o insumos los mismos deberán ser reconocidos por el cliente.La agencia tratará de llegar al mejor acuerdo en beneficio de ambas partes 

   2. Se debe tomar en cuenta que al modificar la fecha es posible que el personal o proveedores  escogidos para una primera instancia no tengan disponibilidad  y se tenga que optar por nuevas alternativas. Hay que considerar que las nuevas alternativas pueden tener otras tarifas o presupuestos.

 

1. Cambios de horario y fecha  a último momento / Cancelación por situación de  fuerza mayor o decisión de los organizadores. 

   1. Esta situación se genera cuando el horario de la actividad se cambia a último momento y el personal o material  ya se encontraba en el sitio del evento o en camino al mismo. El cambio puede darse por situaciones de fuerza mayor o por decisión de los organizadores. 

   2. En esta situación la agencia tendrá que cobrar los valores correspondientes a transporte, horas hábiles del personal y recursos utilizados en la implementación.  En el caso de impulsador@s se deberá cubrir al menos una parte del trabajo. 

   3. Para definir el precio  se  procederá a negociar con el personal para tratar de reagendar o cancelar sus servicios tratando de generar el menor costo posible para el cliente,  se debe comprender que en muchas ocasiones este personal rechazó otras plazas de trabajo y es posible que se les deba pagar por el tiempo total de la actividad.  Sin embargo la agencia tratará de llegar al mejor acuerdo en beneficio de ambas partes. 

 

1. Equivocaciones o entrega de información confusa por parte del cliente como las siguientes situaciones: 

   1. El establecimiento para el cual el personal está contratado no tiene conocimiento de la actividad y por lo tanto no lo deja ingresar. 

   2. El establecimiento para el cual el personal o implementación está contratada  no tiene claridad sobre de la actividad y por lo tanto habrá demora en el inicio. Por ejemplo: No tenía conocimiento de que la actividad contratada tendría una barra o mesa de degustación y el establecimiento no dispone de un lugar para colocarla, entonces tiene que reorganizar el espacio disponible. 

   3. El establecimiento no cuenta con los materiales-recursos necesarios para realizar la actividad.(cuando el cliente acuerda directamente con el local y no se ha contratado logística por parte de la agencia.) Por ejemplo: El establecimiento acordó entregar hielos y productos para hacer la impulsación pero cuando el promotor o proveedor llega no disponen de lo previamente acordado.  Ejemplo 2: Se pide previamente que el local tenga un punto de luz para conectar materiales que requieren de energía eléctrica pero el local no dispone de los mismos. 

 

1. Trato indebido a personal o proveedores de la agencia

   1. En caso que por parte del cliente o personal de los establecimientos donde se realicen los eventos o actividades se genere un trato indebido, falta de respeto o el proveedor@ se sienta vulnerado de alguna manera, el mismo tendrá el derecho de retirarse de la actividad y no prestar el servicio acordado.  En esta situación se deberá reconocer una parte del trabajo que se negociará de acuerdo a lo acontecido y a los parámetros del trabajo. 

 

En todas estas situaciones anteriores el cliente debe cancelar el  valor total del personal / proveedor contratado como estaba acordado en un inicio, las horas contratadas empiezan a correr desde que el personal llegó y reportó su llegada, ya que es una coordinación que el cliente debía realizar previamente con el local o punto de actividad, y la agencia y el personal no tienen responsabilidad alguna en esta coordinación. La agencia tratará de solucionar el inconveniente pero en caso de incurrir costos adicionales para compra de materiales, o asistencia logística entonces esto también se añadirá en la factura. 

 

SECCIÓN C: Indicaciones y detalles esenciales para que la actividad se desarrolle con éxito. 

 

Será responsabilidad del cliente comunicar oportunamente a la agencia la siguiente información para que su implementación pueda desarrollarse con normalidad. Esta información mientras más precisa sea, los precios serán más acertados, ya que si existe información ambigua hay el riesgo que los precios no sean los correctos. 

 

1. Fechas y horarios 

   1. Fecha y horario  de montaje  (Cuando se dejan y colocan los materiales)

   2. Fechas y horarios en los que debe asistir el personal (Impulsadoras, modelos, personajes, servicio de entretenimiento)

   3. Fecha y horario de desmontaje (Cuando se desmontan y se retiran los materiales)

2. Ciudad: Ciudad y sector específico donde se va a realizar la actividad. 

3. Nombre del Lugar/local - Dirección: enviar dirección, referencia, enviar la ubicación, el nombre y contacto de la persona del local o encargado en el lugar de la actividad. 

4. Materiales a utilizar: listado de materiales que se utilizarán en la implementación que tiene la marca. De preferencia enviar fotos, medidas, especificaciones de armado y consideraciones al momento de transportar dicho material. Especificaciones de cómo quiere recibir el material una vez que la actividad haya finalizado. Por ejemplo: barra armada y embalada o desarmada en caja. 

   1. Condiciones de materiales: los materiales de actividades btl son propensos a sufrir daños durante las actividades, en el transporte, e incluso en la bodega del mismo cliente. Shock BTL maneja distintos tipos de protocolos para minimizar el riesgo de los materiales. El protocolo completo está detallado en el ANEXO 1 y se puede personalizar en función de sus necesidades, fragilidad de los materiales, o situaciones diversas. 

   2. Sin embargo se debe considerar que en el traslado y montaje de materiales pueden surgir accidentes que se salen del control de la agencia.

 

La agencia no se responsabilizará por los costos de los materiales o los daños de los mismos en los siguientes casos: 

• Si los materiales tienen daños en la bodega u oficinas del cliente previo a retirarlos. 

• Si los materiales sufren daños durante un evento o activación por causas ajenas a la agencia. Al decir “durante el evento” nos referimos si los materiales sufren daños desde el momento que ya está realizado el montaje hasta la hora del desmontaje.  

• Si el cliente no desea pagar el rubro de los materiales de embalaje y el tiempo de los logísticos para cumplir con esta tarea. 

• Si el material es de vidrio. 

 

1. Materiales a producir: Si requiere que la agencia produzca mobiliario, POP,  que no dispone se debe indicar las  especificaciones del mismo con material y medidas. Se deberá enviar también foto de referencia, pantone de color y artes en ilustrador correctamente armados (tipografías contorneadas e imágenes incrustadas)

• Materiales para comprar: debe especificar los insumos que requiere que se compren, por ejemplo: hielo, vasitos de degustación, ingredientes o mezclas. De preferencia especificar cantidades o explicar para lo que se necesita para poder calcular. Por ejemplo: quiero insumos para 100 degustaciones de 2oz cada vaso. 

• Materiales de alquiler: especificar los materiales que se desean alquilar. En caso de que los materiales sufran daños durante el evento, se debe reponer el costo de los mismos. Por ejemplo: alquiler de cristalería, si esta se rompe o pierde se debe pagar el valor de la reposición. Esto encontrará en la cotización con un rubro de “Garantía”. 

• Personal requerido: Especificar el perfil de personal tanto físico y de carácter con el que requiere trabajar.

  • Dentro del personal frecuente tenemos  promotor@s  / modelo AA / modelo AAA / personaje temático  / supervisor / asistente logístico.

• Uniforme o vestimenta a utilizar. 

  • Será responsabilidad del cliente brindar las instrucciones acerca de cómo quiere que el personal vaya uniformado. 

  • Indicará lugar de donde se debe recoger y especificaciones de vestuario para combinar con el mismo (colores, zapatos, material) 

  • En el caso de no tener un uniforme específico, indicará el tipo de vestimenta que desea que el personal utilice. En este caso tenemos que acoplarnos a la vestimenta que tenga el personal postulado. 

  • En el caso que en la cotización enviada no se  especifique la producción de uniforme NO se debe asumir que la agencia proveerá un uniforme con branding de la marca al personal contratado. 

 

• Detalles logísticos: Se  debe especificar:

  • Las horas y el lugar de donde se debe retirar el material

  • Qué tipo de transporte necesita: moto, auto, camioneta, camión pequeño o grande. 

  • Donde será el montaje y desmontaje,indicar lugares específicos, horarios y fechas permitidas y límites de accesibilidad. Por ejemplo. 

    • El establecimiento solo cuenta con un ascensor por lo que el material enviado debe caber en el mismo

    • El centro comercial solamente recibe en horarios específicos 21h00 a 08h00. 

    • La actividad es al aire libre y se requiere carpa. 

    • La actividad no tiene energía eléctrica se requiere generador. etc, 

 

• Tipos de supervisión: el cliente debe especificar qué tipo de supervisión necesita para poder proveer con el recurso necesario y de esto dependerá también el reporte requerido por la marca.  Los costos varían de acuerdo a lo requerido: 

  • Supervisión presencial. Una persona que tome fotografías, que asista logísticamente, que esté en el desarrollo del evento. Puede estar tiempo total o tiempo parcial. Estas fotos no son profesionales, son tomadas con el celular para levantar evidencia. 

  • Supervisión remota: una persona que esté en contacto con la actividad, pero no está en el lugar físicamente 

  • Sin supervisión: si existe ya un encargado por parte de la marca que vaya a estar en el lugar o que vaya a realizar el monitoreo de la actividad, usted probablemente ya no necesite un supervisor. 

En caso que usted no requiera supervisor, el personal enviará una selfie al llegar, y solicitará a una persona que esté alrededor que le ayude tomando una fotografía para tener evidencia de la actividad. En caso que el promotor pueda solicitar que le tomen más fotografías lo hará. Si no hay nadie que le tome fotos entonces tendremos las selfies de inicio, durante y posterior a la actividad como reportes. 

 

 

SECCIÓN D: Plazos generales 

 

1. Reporte post actividad. 

1. El reporte de la actividad regularmente se realiza en formato word convertido a un documento pdf. Si usted requiere otro tipo de reporte o en otro formato por favor anticipar en la solicitud. 

2. El reporte es enviado 24 horas a 3 días laborales después de finiquitada la actividad. Si la actividad finaliza en fin de semana entonces el tiempo de reporte empieza a contar desde el lunes por la mañana. Si usted requiere el reporte en menos tiempo, podemos hacer un avance de la información por medio de WhatsApp. 

3. En días festivos o feriados debido al alto flujo de actividades los plazos de envío de reportes son entre 48 horas a 6 días. 

1. Vigencia de cotización / Cambios de tarifa: 

   1. Las cotizaciones enviadas tendrán una vigencia de 24 horas. Al trabajar con proveedores y personal sujetos a disponibilidad los mismos pueden ocuparse con otros eventos,  por lo que requerimos reservar su fecha lo antes posible. En caso que el proveedor o personal cotizado se haya ocupado para la fecha prevista, la agencia buscará un reemplazo con las mismas características, perfil y presupuesto. 

   2. Sin embargo, se debe considerar que se pueden generar cambios en las tarifas debido a la disponibilidad. 

 

 

ANEXO 1. 

 

PROTOCOLOS DE PRECAUCIÓN Y RIESGO EN MATERIALES. 

 

Este protocolo se puede personalizar según las necesidades del cliente. 

 

Protocolo completo. 

1. Al llegar al punto de recolección de los materiales. Los logísticos de Shock BTL tomarán fotografías del material con sus respectivos daños , estas serán enviadas a la persona que solicitó el servicio para constatar el estado actual de los materiales o en su defecto se coordinará con la persona que solicitó el servicio  para encontrarse en el punto de recolección. 

2. En caso que el material esté embalado el mismo se desembalará para que tanto el personal de la agencia como la persona que solicitó el envío puedan verificar el estado de los materiales. 

3. Posteriormente se procederá a embalar con  plástico film, cartón y o esponja. Una vez embalado se enviarán las fotos al cliente o se verificará con la persona en vivo de cómo quedó después del procedimiento de embalaje para que el mismo pueda verificar la precaución que se está tomando. 

4. Al trabajar con tiempos reducidos se requerirá que la persona que solicite el servicio esté disponible y pendiente para validar el proceso. Si la persona no responde al momento de enviar las fotografías o no asiste a la reunión de validación de materiales y embalajes los mismos serán trasladados e implementados  en dichas condiciones y no se podrá realizar reclamos posteriores sobre las condiciones y procedimiento. 

5. Una vez embalado el personal se encargará de cargar, descargar e implementar con el máximo cuidado y precaución los materiales del cliente. 

6. Durante la activación o evento los materiales están propensos a sufrir daños. Por ende al finalizar el evento los logísticos de Shock BTL se encargará  de enviar fotos del estado del material post eventos. Se solicitará que el cliente esté pendiente para poder verificar los mismos. En caso de que hayan sufrido daños durante el evento. La agencia no asumirá la reparación de los mismos  

7. Posteriormente se procederá a embalarlos con la misma precaución detallada en el punto iii.

8. Al llegar al punto de recolección el material será desembalado para verificación del estado de materiales y posteriormente se lo volverá a embalar para dejarlo en las bodegas del cliente. 

9. En caso de que se requiera cobertura por daños se podrá definir un seguro de garantía y cobertura.