CONDICIONES GENERALES LOGÍSTICA

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Aceptar política de pagos de la agencia. 

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PROCESO LOGÍSTICO

 

Pasos del proceso: 

 

1. Recepción 

2. Ejecución 

3. Reporte 

 

1. RECEPCIÓN DE REQUERIMIENTO 

 

• El equipo de logística recibirá un requerimiento del coordinador de la agencia mediante el medio de comunicación frecuente que el mismo use. 

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• Regularmente el cliente realizará el requerimiento a los coordinadores de la agencia 

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• En caso que el logístico reciba el requerimiento por parte del cliente deberá notificar inmediatamente a los coordinadores y esperar a que ellos autoricen para proceder. 

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• En caso de que se encuentre contra tiempo y no tenga respuesta a la notificación que realizó a los coordinadores no deberá esperar la aprobación sino proceder con el pedido del cliente. 

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• Recordar que somos una agencia de soluciones y brindar un servicio ágil es lo más importante. 

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• Lo primero que debe hacer el logístico es verificar que el requerimiento  cuente con la siguiente información : 

 

• Fecha de la actividad 

• Lugares o lugar de retiro del material 

• Persona de contacto y teléfono de la persona que entrega el material

• Horario de entrega 

• Listado de ítems para retirar

• Lugares de destino de los materiales  

• Horarios para entregar en el destino 

• Persona de contacto en el destino (Si es posible se otorgará un teléfono)

• Especificaciones de implementación, montaje y desmontaje. 

 

En caso que esta información no esté clara deberá insistir al coordinador para no perder tiempo ni recursos. 

 

Adicional a esta información es necesario que el logístico conozca de qué se trata toda la actividad por lo que también recibirá la información detallada de otras áreas como personal y dinámica además de la logística. 

 

1. EJECUCIÓN

 

Al momento de ejecutar SE DEBERÁN TOMAR EN CUENTA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES 

 

1. En caso se le solicite  contactarse directamente con el cliente  vía whatsapp o por llamada telefónica directamente siempre lo hará de la siguiente manera. 

   1. Hola estimado(a) le saluda  (Escribe su nombre) del equipo de ejecución logística de la agencia SHOCK BTL :) Estamos listos y dispuestos para servirles.  Me solicitaron coordinar con ud lo siguiente. (Escribe lo que tenga que coordinar)

      1. OJO siempre tratar de usted a los clientes.

      2. SER extremadamente respetuoso y utilizar emoticones.

      3. LOS CLIENTES SON EXTREMADAMENTE SENSIBLES TRATARLOS DE LA MEJOR MANERA POSIBLE. 

      4. UTILIZAR UN LENGUAJE PROFESIONAL Y AMABLE. ESTAMOS EN UN AMBIENTE DE NEGOCIOS EVITAR PALABRAS COMO “mi amor” “papi” “mami” “reina” “princesa” etc. 

2. Al momento que se encuentre en las instalaciones del cliente y tenga contacto con CUALQUIER personal de la empresa del cliente se deberá proceder de la siguiente manera. 

   1. Siempre saludar cordialmente y presentarse como miembro del equipo logístico de SHOCK BTL

   2. Indicar claramente el requerimiento por el cual están en ese lugar para evitar confusiones y contratiempos. 

3. Cuando  le entreguen el material que va a recibir es INDISPENSABLE: 

   1. Revisar exhaustivamente  el estado en el que le entregan las cosas y tomar FOTO DE CADA UNA DE LAS COSAS. Estas fotos deberán enviarse al coordinador de la agencia o al cliente para que se pueda verificar en qué estado se encuentra el material. 

   2. EN CASO DE QUE EXISTA ALGUNA FALLA, ROTURA, O IMPERFECCIÓN SE DEBERÁ NOTIFICAR INMEDIATAMENTE ANTES DE RETIRAR 

      1. Al coordinador que está haciendo la gestión 

      2. A la persona que está entregando 

      3. Si el coordinador no responde se deberá enviar las fotos directamente al cliente en tiempo real

      4. En último caso se deberá realizar un video mostrando que se encuentran en el lugar de retiro y explicando las fallas

   3. En la mayoría de los casos el material SE DEBERÁ transportar el material con EMBALAJE. Esponja, plástico film, cartón. 

   4. Normalmente el coordinador deberá darle las instrucciones de embalaje de material, en caso que el coordinador no le otorgue estas instrucciones PREGUNTAR cómo proceder. 

 

EN CASO DE QUE EL LOGÍSTICO NO ENVIE LAS FOTOS DE VERIFICACIÓN Y EXISTA ALGÚN INCONVENIENTE CON EL MATERIAL SE PROCEDERÁ A COBRARLE A ÉL/ELLA LOS DAÑOS CAUSADOS. 

 

De igual manera al momento de retirar OBLIGATORIAMENTE DEBE EXISTIR UNA GUÍA de entrega donde se detalle 

1. cantidad y descripción  de ítems

2. fallas o imperfecciones

3. persona que entrega, número de identificación y  firma de la misma

4. Inmediatamente esta guía (si no dispone de guías oficiales debe llevar papel y esfero y realizar una manual) debe ser enviada por whatsapp al coordinador para que pueda almacenarla. 

1. Al momento de transportar los materiales se deberá

   1. Amarralos firmemente y con cuidado en el transporte.

   2. PENSAR EN EL PEOR ESCENARIO AL MOMENTO DE TRANSPORTAR EL MATERIAL Y PREVERLO AL MOMENTO DE IMPLEMENTARLO. 

      1. Ejemplo: Si piensa que al colocar material A junto al material B, el material A puede romperse tratar de evitar a toda costa dicha situación

2. Al momento de implementar el material se deberá 

   1. Tratar con MUCHÍSIMO CUIDADO no botar ni tratar groseramente ninguno de los materiales del cliente. 

   2. RECUERDE QUE SI ALGO PASA CON EL MATERIAL BAJO NUESTRO PODER, NOS COBRARÁN A LA AGENCIA LOS DAÑOS PERCIBIDOS y a su vez SHOCK BTL cobrará al personal que trató sin cuidado el material. 

   3. Se deberá enviar fotografías del lugar donde se van a colocar los materiales

   4. Se deberán colocar y entregar los materiales con criterio siempre pensando en que la marca tenga BUENA VISIBILIDAD y que los consumidores puedan apreciar la misma. 

   5. Se deberá enviar fotos al coordinador de cómo está quedando la implementación y hacer los cambios necesarios que el mismo solicite. 

   6. NORMALMENTE NO DEBERÁ RETIRARSE DEL LUGAR A MENOS QUE EL COORDINADOR LO INDIQUE. EN CASO QUE ESTÉ EN CONTRA DEL TIEMPO Y EL COORDINADOR NO RESPONDA DEBERÁ RETIRARSE  Y TOMAR FOTOS DE CONSTANCIA. 

 

1. Al momento de  retirar el material (para hacer desmontaje)

1. Al llegar para hacer el desmontaje se debe tomar fotografías de cómo está el material, ya que durante el evento estos materiales pudieron sufrir daños. Si el personal de logística NO reporta que hubieron daños antes de retirar el material y luego existe un reclamo entonces se tendrá que asumir que los daños fueron en el transporte o por el mal trato de los materiales en el desmontaje y tendrá que ASUMIR LOS COSTOS DE REPARACIÓN. POR ESO SIEMPRE SE DEBE REPORTAR CON FOTO Y POR ESCRITO, INMEDIATAMENTE SI SE OBSERVA  UN DAÑO O HAY UNA PÉRDIDA.

2. Si encuentra muy sucio el material tomar fotos y comentar que se procederá a darle limpieza antes o después de realizar el desmontaje. REPORTAR que esto se va a dar. 

3. Embalar el material reforzando los puntos críticos y frágiles con cartón y/o esponja. 

4. Enviar fotografía de embalaje previo al traslado. 

1. Al momento de devolver los materiales de marca (En caso que aplique)

   1. Tomar en cuenta las mismas recomendaciones detalladas de los puntos b al d. 

   2. OBLIGATORIAMENTE SE DEBERÁ ENTREGAR CON GUÍA Y FOTOS del estado del material, una vez que esté firmada se deberá enviar al coordinador. Las fotos deben ser enviadas en tiempo real. 

   3. La mayoría de las veces se deberá entregar el material embalado, o  siguiendo las instrucciones dadas por el coordinador. Si el coordinador no le otorga las instrucciones. CONSULTAR. 

 

REPORTE GENERAL 

 

• EL PERSONAL LOGÍSTICO DEBERÁ REPORTAR TODOS SUS MOVIMIENTOS PARA PODER DAR AL CLIENTE UN MEJOR SEGUIMIENTO.

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